Бытует мнение, что один переезд равноценен двум пожарам. Если основываться на опыте предыдущих поколений, можно бы считать это утверждение верным: нехватка транспорта, времени и рабочих рук, а также внимательных глаз, способных проконтролировать каждую мелочь при перемещении на новое место.
Даже если это перемещение связано с переменами к лучшему (увеличение семьи с переездом в квартиру большей площади; рост компании, сопровождаемый «отселением» её подразделения в отдельный офис; глобальный
офисный переезд успешной фирмы из арендуемого помещения в собственное здание), подготовка к процессу перевозки имущества семьи или фирмы – это своеобразный стресс, вызванный неопределенностью: как планировать сбор и упаковку вещей? Как избежать порчи или потери имущества при перевозке? Кому доверить собственно перевозку?
Если для рядового жителя или семьи это вопрос скорее из плоскости «хозяйственной» или эмоциональной, то для предпринимателя или компании ситуация уже иная: во-первых, офисный переезд имеет дело с множеством различной техники, во-вторых – особого внимания потребует перевозка документации фирмы, ведь утеря или порча, документации бухгалтерской отчетности или конфиденциальных документов способна «ударить» по благополучию компании куда как серьезнее, чем потеря семейного архива.
Есть еще и «в-третьих»: имущество руководства фирмы... Такой
VIP переезд может быть сопряжен с транспортировкой особо ценной мебели из кабинета генерального директора, эксклюзивных офисных принадлежностей, множества сувениров и подарков от коллег и партнеров, плюс личные бумаги руководителя, плюс опять-таки оргтехника, часто – еще и сейфы и другие специальные устройства.
Процесс обычно осложнен тем, что фирма не может полностью прекратить свою деятельность на время работ по переселению в новое место, так что «справляться собственными силами» и задействовать офисных работников – от менеджера до уровня VIP - для перемещения на новый адрес может оказаться существенно дороже, чем прибегнуть к услугам профессионалов.
Для успешного офисного переезда следует избрать следующую тактику:
Выбрать компанию, имеющую опыт в организации переездов, и заключить с ней договор, в котором оговорить все детали: план действий, срок, цена услуги, порядок расчетов, а также вопросы материальной ответственности сторон за перевозимое имущество. Обычно каждый такой договор курирует отдельный менеджер компании.
На подготовительном этапе будет проведен демонтаж техники, осветительной и другой аппаратуры (при VIP переездах это потребует повышенного внимания по понятным причинам) и упаковка имущества по типу для каждого сотрудника отдельно (офисные принадлежности, техника, документация) с соответствующей маркировкой.
Обязательно составление описи имущества. На ее основе затем и будет проведена транспортировка мебели, аппаратуры, сейфов и пр. При этом компания-перевозчик должна решить вопросы качественных погрузочно-разгрузочных работ индивидуально для каждой группы перевозимых предметов. Особенно это важно при перевозке офисной мебели и иных предметов (той же VIP канцелярии), требующих бережного обращения.
Выгрузка имущества на новом месте происходит под наблюдением заказчика, но силами компании-перевозчика.
Размещение имущества в новом офисном помещении происходит также силами перевозчика по схеме, согласованной с заказчиком. Сюда входит расстановка мебели, подключение техники, навесных конструкций, в случае VIP переезда – еще и картин или других элементов дизайна. По окончании размещения имущества перевозчик осуществляет уборку в новом офисе с вывозом упаковки и другого мусора из помещения.
После этого можно говорить о приемке работ: заказчик проводит контрольный осмотр новых офисных помещений, проверяет полноту перевозки имущества, а затем подписывает упаковочный лист с перечнем груза.
Такой подход позволяет осуществить переезд в сжатые сроки с минимальными потерями времени сотрудников и без риска повреждения имущества фирмы.
